Um dos maiores desafios com implementações de ERP é decidir quais dados o novo sistema exigirá. Migrar todos os dados históricos da sua organização, por exemplo, não é necessário na maioria das situações. Se não houver um motivo convincente para incluir certos conjuntos de dados, então não o faça. Para evitar migrar muitos dados, muitas organizações definem uma data limite em que os dados gerados antes desse momento são automaticamente excluídos da migração.
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Migrar dados limpos é importante. Como os clientes interagem com vários departamentos em uma organização, versões duplicadas dos mesmos dados são comuns. Além disso, os dados geralmente são armazenados em formatos diferentes — por exemplo, formatos para números de pedidos de compra, datas, nomes e endereços podem ser exclusivos para cada departamento e os aplicativos que ele usa. Algumas informações estarão incorretas, e informações obsoletas do cliente provavelmente estarão presentes.
Uma migração de dados limpa requer uma análise aprofundada para localizar todos os dados da sua organização, categorizá-los e entender em quais formatos eles estão. O objetivo é identificar e remover o máximo possível de dados redundantes, ao mesmo tempo em que transforma os dados restantes a serem migrados para os novos formatos do sistema ERP.
Devido à complexidade da tarefa, muitas organizações criam uma equipe de migração de dados que pode identificar quais dados precisam ser migrados, como serão migrados e quais formatos e modelos são necessários. A disposição dos dados que não estão sendo migrados também deve ser abordada. A equipe deve incluir membros de toda a organização que entendam como os dados são consumidos e criados em suas unidades de negócios.
Devido à complexidade da privacidade de dados hoje em dia, é uma boa ideia incluir na equipe alguém com responsabilidade geral pela conformidade regulatória — de preferência com autoridade para tomar decisões.